Krajowy System e-Faktur to nowy, zjednolicony sposób wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur.

KSeF - dla kogo od 1 lutego, a dla kogo od 1 kwietnia?

Szeroko zakrojoną kampanię informacyjną na temat Krajowego Systemu e-Faktur prowadzi między innymi Krajowa Administracja Skarbowa.

„Krajowy System e-Faktur to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców” - czytamy w komunikacie KAS.

Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od pierwszego dnia jego funkcjonowania, czyli od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie jeszcze wystawianie faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10.000 zł.

https://jarocinska.pl/wiadomosci/swiateczne-zakupy-w-internecie-nie-daj-sie-oszukac-podpowiadamy-na-co-uwazac-sonda/siNCTjsgfk7wXHRn2E9W

Jak korzystać z KSeF?

Dostęp do KSeF będzie możliwy:

za pośrednictwem programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
za pomocą bezpłatnych narzędzi ministerstwa finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl,
aplikacji mobilnej KSeF zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury, umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF oraz podglądu faktur oraz pobrania UPO,
poprzez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.

Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

https://jarocinska.pl/wiadomosci/wizyta-bogatego-mikolaja-i-wzruszajace-przedstawienie-uczniow-jarocinskiej-szkoly-specjalnej-zdjecia-sonda/ty2VJazwFlDOzRAIZeST

Korzyści z KSeF dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu. To także usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafią do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym. Łatwiejsze stanie się również przygotowanie dokumentów - integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego lub księgowej firmy.

Kolejną zaletą e-Faktur jest szybszy zwrot VAT - w 40 dni zamiast 60. Dodatkowo przedsiębiorca nie będzie musiał już przechowywać i archiwizować faktur - obowiązek ten będzie spoczywać na Krajowej Administracji Skarbowej. Podatnicy korzystający z KSeF będą mieć stały dostęp do dokumentacji przez 10 lat.

1 listopada Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Moduł umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Certyfikaty i uprawnienia, o które użytkownik wystąpi w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Wcześniejszy dostęp do MCU ma za zadanie pomóc przedsiębiorcom dobrze zaplanować proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF 2.0. Dzięki temu firmy będą miały więcej czasu żeby dostosować swoje procedury i systemy IT, upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przepisami, a także zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do danych i dokumentów.

Od 8 grudnia 2025 r. można także wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0. Dzięki tokenom można szybko i w prosty sposób logować się do KSeF. Zamiast każdorazowego uwierzytelniania się w systemie np. podpisem kwalifikowanym, będzie można wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania się w aplikacjach komercyjnych zintegrowanych z KSeF.

https://jarocinska.pl/wiadomosci/stan-kolejnej-ulicy-w-jarocinie-utrudnia-zycie-mieszkancom-mamy-stanowisko-magistratu-w-tej-sprawie-zdjecia-sonda/bG3wWYDDLvEyyiVYBB45

Testy otwarte Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Aplikacja podatnika KSeF 2.0 to oferowane przez resort finansów bezpłatne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur zgodnych z systemem KSeF 2.0. Może ono stanowić alternatywę dla dowolnego, dostępnego na rynku programu do fakturowania zintegrowanego z API KSeF 2.0.

Od 3 listopada można już sprawdzić możliwości systemu w środowisku testowym i przekonać się o jego funkcjonalnościach. W ramach testów otwartych użytkownik może posługiwać się dowolnymi, fikcyjnymi danymi, a żadna z czynności nie niesie za sobą skutków prawnych. Dane w testowej wersji aplikacji podatnika będą okresowo usuwane.

15 listopada ruszyło również demo aplikacji podatnika KSeF 2.0. Daje ono dodatkowe możliwości użytkownikom. Jeśli chcą oni przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających - mogą korzystać ze środowiska testowego udostępnionego 3 listopada 2025 r.

Natomiast chcąc przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających - należy wybrać wersję Demo uruchomioną 15 listopada. Do środowiska przedprodukcyjnego, (w odróżnieniu do środowiska testowego) zalogować się można za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.

https://jarocinska.pl/wiadomosci/martwisz-sie-o-swoje-dziecko-przyjdz-na-bezplatne-konsultacje-z-terapeuta-kto-i-jak-moze-z-nich-skorzystac-sonda/h638QvEpG6qdYaWbAn46

Faktura (1)

KSeF coraz bliżej