Artykuł partneraPrzechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe pociąga za sobą obowiązek zapewnienia im odpowiedniej ochrony. W tym kontekście mówimy głównie o kradzieży bądź wycieku, które mogą być tragiczne w skutkach, a dodatkowo narażają przedsiębiorcę na odpowiedzialność finansową i karną. Jak archiwizować dokumenty zgodnie z RODO?
Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe budzi wiele wątpliwości. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z obowiązku zabezpieczenia ich przed wyciekiem, jednak nie wszyscy wiedzą, jak osiągnąć ten cel. Ponadto ustawodawca zobowiązuje do:
wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie i zabezpieczenie danych,
usunięcia danych, gdy tylko przestaną być wymagane,
usunięcia danych na żądanie osoby, której dotyczą (przy czym mowa wyłącznie o dokumentach niewymagających archiwizacji, a nie na przykład o aktach osobowych pracowników),
zabezpieczenia dokumentów w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie.
Spełnienie podstawowych wymagań RODO może być problematyczne, zwłaszcza jeśli do tej pory dokumenty w archiwum przechowywaliśmy w sposób chaotyczny. W wielu przypadkach konieczne okazuje się uporządkowanie akt, oczywiście zgodnie z przepisami wynikającymi z RODO.
Szafy, regały i meble zgodne z RODO - chwyt marketingowy?
W sklepach z szafami, regałami czy w ogóle meblami do archiwum można znaleźć osobne kategorie, które zatytułowane są zwykle “zgodne z RODO”. Rozporządzenie nie przewiduje jednak szczegółowych rozwiązań w zakresie parametrów mebli. Innymi słowy, nie znajdziemy w nim informacji dotyczących tego, czym powinna cechować się szafa, w której można przechowywać dokumenty zawierające dane osobowe. Meble zgodne z RODO to częste hasło reklamowe, które ma znaczenie wyłącznie marketingowe. Z drugiej strony, jeśli meble rzeczywiście posiadają odpowiednie parametry, warto zakupić je do firmowego archiwum. Zawsze jednak czytajmy opisy, a nie wyłącznie nagłówki.
Zgodność z RODO w kontekście archiwizacji dokumentów
Przetwarzasz w firmie dokumenty zawierające dane osobowe? Z pewnością tak, i to nawet wtedy, gdy nie zatrudniasz pracowników. Wszelkiego rodzaju dokumentacja zawierająca dane osobowe podlega pod RODO, dlatego każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak prawidłowo ją archiwizować. Problem jest złożony, dlatego coraz więcej firm korzysta z pomocy specjalistów. Co ciekawe, powierzenie zewnętrznemu podmiotowi dokumentów zawierających dane osobowe jest możliwe, jeśli tylko zostanie zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Nie zapominajmy, że archiwizowanie czy niszczenie to także etap przetwarzania, dlatego wykonywanie tych zadań przez firmę zewnętrzną wymaga dopełnienia pewnych formalności. Przekazanie danych wiąże się z przejęciem za nie odpowiedzialności, dlatego usługi zewnętrzne pozwalają przedsiębiorcom skupić się na własnej pracy, powierzając obowiązki natury administracyjnej specjalistom.
