Czemu służy formularz ZAW-FA i kto musi go złożyć - Urząd Skarbowy w Jarocinie wyjaśnia [SONDA]

Krajowy System e-Faktur to nowy, zjednolicony sposób wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. 

Kto powinien złożyć formularz ZAW-FA i dlaczego to jest ważne?

Zanim jednak właściciele firm zaczną korzystać z nowego systemu, niektórzy z nich muszą złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA. To zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). 

Formularz powinni złożyć przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.

Złożenie ZAW-FA pozwala na:

• wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora,
• uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF?

• w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy,
• poprzez e-Doręczenia,
• w formie papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

• Wypełnienie formularza.
  - obierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze,
  - wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
• Podpisanie formularza.
  - formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
• Złożenie formularza.
  - zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy,
  - utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik,
  - wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.

„Nie czekaj na ostatnią chwilę - złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej” - apeluje Urząd Skarbowy w Jarocinie. 

Uwaga: Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. 
Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.

Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).